Comment organiser vos challenges et hackathons ?
Ce guide vous accompagne pas à pas dans toutes les étapes nécessaires pour réaliser un challenge en entreprise. Un guide simple pour comprendre rapidement comment mettre un place tous vos challenges, hackathons et appels à projets.
Sommaire
L’idée peut être tentante de s’intéresser rapidement au sujet ou à l’objectif de votre challenge. Pourtant c’est une question qui doit venir dans un second temps.
Voilà pourquoi :
La première étape lors de la création d’un challenge en entreprise consiste à définir le public de destination.
Vos objectifs changeront en fonction de la cible de votre challenge en entreprise.
Il faut donc avant tout déterminer si vous mettez en place un challenge en interne ou en externe, c’est-à-dire auprès de vos collaborateurs ou de votre écosystème. Cet écosystème est constitué de différents partenaires comme par exemple les écoles ou universités, startups, clients, fournisseurs, incubateurs et accélérateurs ou tout autre partie prenante.
Cette étape est également importante car elle vous donnera des indications sur la manière de vous adresser aux participants (cf. Chapitre 6).
Il est important de savoir ce que vous attendez de votre challenge en entreprise.
Plus spécifiquement il faut vous demander quelles sont vos attentes de la part de la cible définie.
De façon générale, si vous souhaitez mettre en place un challenge ou un appel à projet, c’est pour chercher à cocréer de nouvelles offres, répondre à un besoin spécifique ou à une problématique sur un temps donné.
Vous pouvez également vouloir profiter de cette occasion pour créer des partenariats avec des écoles ou des parties prenantes comme des clients et des fournisseurs.
Votre but peut être aussi de mesurer l’expérience client et de la mettre au service de la conception et l’amélioration de nouveaux produits ou services.
Dans tous les cas, un challenge d’entreprise vous permet de multiplier les sources d’informations, de connaissances et d’expertises pour les mettre au service de votre processus d’innovation.
Le thème pourra être plus ou moins général, afin de toucher une large audience ou plus précis dans le cas où le challenge s’adresserait à un groupe précis.
Quelques idées pour des challenges internes à une entreprise :
- Quelles améliorations souhaiteriez-vous apporter sur votre lieu de travail ?
- Etes-vous confrontés à des activités répétitives dans votre travail quotidien ? Comment pourrait-on l’améliorer ?
- Quels partenariats stratégiques pourrions-nous créer ?
- Quel est votre expérience avec les méthodes de recrutement ? Comment l'améliorerez-vous ? Avez-vous vécu des situations particulières ou mémorables ?
- Quelles pourraient-être les formations de demain ?
- Que pourrions-nous faire pour dynamiser la vie en entreprise ?
- Comment augmenter la satisfaction de nos clients ? Avez-vous des exemples personnels ?
- Comment assurer plus de sécurité et de sureté au travail ?
- Comment améliorer continuellement nos processus de fabrication ?
- Comment l’entreprise peut-elle être acteur du développement durable ?
- Que proposeriez-vous pour améliorer nos systèmes d’informations ? Quels sont les problèmes qui vous auriez identifiés ?
Il s’agit des concours d’idées et des hackathons.
- Concours d’idée : Comme le nom l’indique, chaque participant va proposer des idées. La ou les meilleures idées pourront être retenues.
- Hackathon : Un hackathon comporte lui plus d’étapes. En effet, son but est de faire émerger des idées mais aussi des équipes qui vont pouvoir collaborer.
Les dossiers de participation pourront donc être plus conséquent qu’une simple proposition d’idée : pitch, business model, premiers chiffres marchés, etc.
Il est important de définir le planning de votre challenge avec quelques dates clés.
Il faut commencer par définir une date de début et de fin afin de pouvoir vous organiser et communiquer aisément sur l’événement.
Entre ces dates, n’oubliez pas de fixer une date pour l’évaluation des participations, l’annonce du ou des gagnants, et bien évidemment la remise des prix.
Par définition, le challenge est un évènement court ou limité dans le temps avec un caractère « exceptionnel ».
Plut tôt vous prendrez la peine d’inscrire dans le temps ce challenge et ses différentes phases, plus vite les participants prendront pleinement conscience de ce caractère « exceptionnel ».
Les participants ne sont pas au fait de vos objectifs.
Pour communiquer efficacement vous devez leur expliquer quel est le but du challenge et quelles sont les contributions attendues : proposition d’idée, dossier de candidature, fichier, photo, vidéo, croquis, prototype, etc.
Savez-vous comment bien mettre en avant votre challenge ou hackathon en entreprise ?
C’est très simple : travaillez bien vos visuels.
Par exemple, la bannière est visible dès l’arrivée du participant, elle a donc tout intérêt à être attirante et donner les principales informations.
Ne sous-estimez pas cette étape car c’est celle qui va donner de la visibilité au challenge en entreprise.
Ajoutez aussi tout type de contenus comme, par exemple, des documents, des photos, des vidéos qui peuvent être en lien avec le thème du challenge ou encore sur les récompenses à gagner.
Afin de vous aider, vous pouvez retrouver ci-dessous quelques outils.
Comme on l’a dit, les visuels sont très importants. Pablo ou Canva, des outils gratuits et très faciles à prendre en main, vous aideront à créer toutes sortes d'illustrations.
Pour améliorer la signalétique dans votre événement, rien ne vaut de bonnes icônes. Pour ce faire, utilisez des bibliothèques d’icônes libres de droit et gratuites comme par exemple Flaticon, Thenounproject, Icon-icons.
Besoin de quelques photos pour votre affiche ? Unsplash, Pexel ou encore Pixabay proposent des bibliothèques de photos libres de droits.
Nous vous recommandons de définir un jury selon vos critères, toutes les entreprises étant différentes.
Mais attention.
Dans tous les cas, le jury doit être constitué de personnes légitimes à ce rôle, non pas forcément par rapport à leur place dans la hiérarchie, mais plutôt car elle le mérite selon leur expertise.
Soyez clair sur les attentes. Quel support va être évalué ? Et selon quels facteurs ? Les éléments évalués seront en lien avec les objectifs globaux et les résultats attendus.
Par exemple s’il s’agit d’un pitch oral, n’y aura-t-il que le jury ou le public sera-t-il présent ? Ou encore, s’il s’agit d’un livrable. Quelle doit être la taille de ce livrable ? Est-ce seulement une idée qui est attendue ou un dossier complet avec un prototype et une étude de marché ?
Le système d’évaluation doit sembler juste. Mais comment faire ?
Déjà en s’assurant que le système d’évaluation soit la somme de plusieurs critères.
Et surtout en justifiant bien pourquoi tel système a été mis en place et pas un autre. Autrement dit, il faut répondre à la question « Qu’est-ce qui fait que ce système est juste par rapport à ce qui est attendu du challenge ? ».
S’il y a bien un point où la première étape (le public de votre challenge) a un impact, c’est bien dans la détermination des récompenses.
Pour un challenge ou hackathon avec vos collaborateurs :
Lorsque votre challenge ou votre hackathon se déroule en interne attention à la rétribution financière. En effet, ce type de récompenses ne motive pas nécessairement et peut ne pas refléter les besoins réels des collaborateurs.
Sans compter qu’il ne faut pas non plus qu’ils confondent cette activité comme partie intégrante de leur activité professionnelle.
Mais alors quel type de récompense mettre en place ? Voici quelques idées :
- Du coaching personnalisé pour développer par exemple une compétence ou leur idée.
- Des récompenses du type bons d’achat, places pour des évènements, entrées pour divers lieux touristiques, jeux concours etc… Il parait intéressant de se rapprocher de votre Comité d’Entreprise pour ce type de récompenses.
- Des entrées pour des conférences, des salons nationaux ou même à l’international, vous pouvez aussi imaginer d’offre des sessions de « learning expeditions ».
- Des goodies
Enfin, n’oubliez pas que la reconnaissance est une partie importante de la participation et de la victoire. La communication au sujet des meilleures participations est donc essentielle car elle de mettre en avant les collaborateurs.
Pour les appels à projet auprès de votre écosystème :
S’il s’agit d’un appel à projet avec des participants externes, l’éventail des récompenses est assez varié.
On peut classer la pertinence des récompenses selon le type de participants.
- Cible « clients/fournisseurs » : Vous pouvez offrir des produits, des offres promotionnelles, des places à des évènements, des formations, ou même une somme d’argent.
- Cible « étudiants » : Vous pouvez proposer des partenariats, une collaborations, un accès à un Fablab, l’incubation d’un projet, des produits en lien avec leurs études (électronique, livres, mobilité…), une somme d’argent, un voyage, des objets, une offre de recrutement (stages, emplois, alternance), ou encore le financement d’un POC/prototype, une formation, etc.
- Cible « startups/entreprises » : Vous pouvez incuber un projet, mettre à disposition des lieux ou du matériel sur une période donnée, mettre à disposition des moyens de communication (presse etc.), donner une somme d’argent ou un financement pour un POC/prototype, payer une formation, donner un accès à des experts ou à un « pass » pour une série de salons internationaux, offrir une learning expeditions, proposer des partenariats ou un programme d'accélération, etc.
- Cible « grand public » : chèques cadeaux, somme d’argent, voyages, produits, offres de recrutement, formation, etc.
Attention suivant votre cible les canaux de communication seront bien différents…
La communication d’un événement nécessiterait un guide à part entière, mais nous pouvons délivrer quelques pistes.
Tout le travail précédent vous a permis de définir votre cible : le public.
De même, il vous a permis d’établir le message à délivrer, c’est-à-dire le type de challenge, les récompenses, les modalités etc. Il s’agit donc d’en faire prendre connaissance à votre cible.
Communication visuelle
La communication visuelle est traditionnelle mais efficace. Elle vous impose néanmoins de créer des visuels qualitatifs. Vous pouvez ensuite faire une diffusion via des posters, les TV internes (challenge interne), affichage public (challenge public).
Événement
Qu’il s’agisse d’un challenge, d’un hackathon ou d’un appel à projet l’événement permet de générer de l’intérêt et de commencer à inscrire votre projet dans la vie réelle.
Vous pouvez par exemple mettre au point une soirée de présentation en réunissant des partenaires plus ou moins proches, ou encore réunir des collaborateurs lors d’un afterwork ou d’un petit déjeuner.
Newsletter & emailing
Si vous organisez un challenge auprès de vos collaborateurs vous avez un avantage certain : vous disposez d’une liste contenant les emails de tout le monde.
C’est donc un canal de communication privilégié.
Outils digitaux
L’intranet, le réseau social d’entreprise ou mieux encore une plateforme d’innovation sont aussi des outils privilégiés pour communiquer. De même que la newsletter, ce sont des relais efficaces.
Si vous lancez un appel à projet auprès de vos partenaires, tous les moyens de communications digitaux sont à votre disposition. Parmi eux vous pouvez notamment investir les réseaux sociaux. Ils offrent une caisse de résonance non négligeable.
Relations publics
La création de partenariats permet de démultiplier vos efforts de communication autour d’un challenge en faisant rayonner votre message dans tout le réseau (informatif et humain) de votre partenaire.
Les relations presse sont très intéressantes, elles permettent de faire connaître le challenge au plus grand nombre, mais surtout elles peuvent générer des envies et faire grossir le nombre d’inscrits de manière conséquente.
Le règlement est une étape qui semblera rébarbative à beaucoup et qui est pourtant essentielle. Vous ne devez pas risquer un échec pour des raisons juridiques.
En fonction de l’ampleur de votre challenge, il sera utile de rédiger un règlement afin de bien définir légalement les conditions de participation au challenge.
L’entité organisatrice
Bien préciser la personne morale qui a la charge de l’organisation, notamment pour des questions de responsabilité : objet social, siège social etc.
L’objet du challenge
Le challenge a des règles, elles doivent se retrouver dans le règlement. Notamment, le règlement doit préciser quels sont les objectifs attendus.
Les termes utilisés dans ce règlement
N’oubliez pas de définir en introduction les termes qui seront ensuite utilisés tout au long du règlement.
Les conditions d’admissibilité et d’inscription au concours
Afin de ne pas se retrouver dans l’embarras, ou avec un trop grand nombre de refus d’inscriptions, il faut que les conditions d’inscription au concours soient claires pour tous. Il en va ainsi de l’accès gratuit ou non, des informations à transmettre, de la gestion des dossiers incomplets etc.
Les droits d’image et de publicité
SI vous souhaitez pouvoir communiquer après ou pendant l’événement il faut prévoir les conditions concernant le droit à l’image des participants.
La collecte des données personnelles
Le RGPD étant en vigueur, il faut que vous vous assuriez que toute collecte de données personnelle soit légitime et que les participants aient un droit d’accès dessus.
La limitation de responsabilité
Vous pouvez prévoir des clauses afin de limiter votre responsabilité sur certains aspects du challenges.
La confidentialité
Vous pouvez exiger que les participants s’engagent à ne pas divulguer d’informations sur le contenu des projets avant l’annonce des gagnants, ni d’informations confidentielles. Ces obligations ne s’appliquent pas aux informations qui sont ou seront du domaine public.
Quoi qu’il en soit, dans le cas d’un grand rayonnement n’hésitez pas à vous faire accompagner par un avocat pour la rédaction du règlement.
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Ça y est.
Votre challenge en entreprise a été planifié.
Vous l’avez créé pas à pas.
Vous avez ensuite actionné vos outils de communication afin de promouvoir votre challenge.
Mais pour que ce challenge en entreprise procure tous ces effets, il vous reste maintenant à bien identifier vos objectifs dans l’après.
Comment communiquer sur l’événement une fois achevé ? Comment envisager la concrétisation des idées qui auront émergé ? Surtout, comment conserver toute l’émulation qui a été générée sur un court instant ?
Tant de questions auxquelles vous devrez répondre pour faire de vos prochains challenges, hackathons ou appels à projet des succès encore plus retentissants.
Et maintenant, à quand votre prochain challenge d’entreprise ?